Häufig machen wir die Erfahrung, dass Verwirrung herrscht, wenn es darum geht, einzelne Dokumente einer Kategorie oder Klasse zuzuordnen, um ein sinnvolles Ablagesystem für Projekte etc. zu entwerfen. Was im Qualitätsmanagement der Zusammenhang und der Unterschied zwischen den fünf genannten Arten dokumentierter Information ist, wollen wir Ihnen hier für Ihr besseres Verständnis von Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 erklären.
Prozessanweisungen und Verfahrensanweisungen
Prozessanweisungen sind Dokumente, in denen ein übergreifender Arbeitsablauf dargestellt wird. Diese Beschreibung enthält Schnittstellen zu externen und internen Prozessbeteiligten und beschreibt den Zusammenhang von Arbeitsschritten, Dokumenten und Informationen sowie deren Fluss durch den Prozess. Sie sind daher klar abzutrennen von Arbeitsanweisungen. Beispielsweise könnte ein gesamter Prozess, wie z.B. die Auftragsannahme oder der Serviceprozess Gegenstand einer Prozessanweisung sein. Prozessanweisungen werden mit dem Kürzel PA abgekürzt. Z.B. PA Auftragsannahme.
Was unterscheidet eigentlich laut ISO 9000 eine Prozessanweisung von einer Verfahrensanweisung?
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Laut ISO 9000:2015, Kapitel 3.4.5 ist ein Verfahren:
Eine „Festgelegte Art und Weise, eine Tätigkeit oder einen Prozess auszuführen“
Christian Johner beschreibt diesbezüglich in seinem Artikel gewohnt präzise, dass ein Verfahren streng genommen als dem Prozess übergeordnet zu betrachten sei, in der Praxis jedoch häufig nicht genau unterteilt werde. Diese Beobachtung teile auch ich aus meiner praktischen Erfahrung in zahlreichen ISO 9001 Projekten nicht nur in Berlin. Ich schließe mich daher auch seiner Schlussfolgerung an, dass ein Verfahren nicht nötig ist, wo mit einer Prozessanweisung bereits alles gesagt ist und ergänze: das ganze gilt natürlich auch umgedreht. Ohne Bestandteil einer offiziellen Definition zu sein, wird bei einem niedergeschriebenen Verfahren zumeist implizit von einem Dokument in Fließtext ausgegangen, bei einer Prozessanweisung hingegen von einer visuellen Darstellungsform des Prozesses wie z.B. mit BPMN. So praktizieren auch wir bei der QM - Beratung Berlin die Dokumentation von Prozessen mithilfe der Business Process Model and Notation - kurz BPMN.
Arbeitsanweisungen
Arbeitsanweisungen dienen dazu, einen einzelnen Arbeitsschritt so detailliert zu beschreiben, dass ein Anwender den jeweiligen Arbeitsschritt ohne fremde Hilfe ausführen kann. Normalerweise werden dazu Screenshots und erklärende Fotos sowie detaillierte Textbeschreibungen verwendet. Beispielsweise könnte das Ausfüllen einer bestimmten ERP-Maske oder der Zusammenbau einer Komponente oder eines Teils in einem Fertigungsprozess Gegenstand einer Arbeitsanweisung sein.
Arbeitsanweisungen werden mit dem Kürzel AA abgekürzt. Z.B. AA Fertigung Gerät 2
Formblätter
Formblätter sind Dokumente, die dafür erstellt wurden, einen einzelnen oder mehrere Arbeitsschritte standardisiert dokumentieren zu können. Sie müssen also stets ausgefüllt werden und gehören für gewöhnlich zu einem oder mehreren Arbeitsschritt in einer Arbeitsanweisung, die dokumentiert werden sollen. Z.B. Checkliste zum Abhaken der Durchführung eines Arbeitsschrittes oder ein Prüfbericht zum dokumentieren einzelner Prüfschritte, die zu erledigen sind. Formblätter werden mit dem Kürzel FB abgekürzt. Z.B. FB Prüfbericht
Aufzeichnungen
Aufzeichnungen sind Dokumente wie etwa ausgefüllte Formblätter oder andere dokumentierte Informationen. Eine einmal gemacht Aufzeichnung, die beendet wurde, sollte nicht mehr so geändert werden können, dass die nachträgliche Änderung unerkennbar wird, weil sonst der Arbeitsschritt in seinem Ablauf nicht mehr im Nachhinein erkennbar wäre. Aufzeichnungen unterliegen teilweise gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die eingehalten werden müssen.
Vorlagen
Vorlagen sind Dokumente, die z.B. das Layout oder die allgemeine Form eines Dokuments vorgeben. (Z.B. Vorlagen zum Corporate Design eines Unternehmens.). Sie unterscheiden sich von den Formblätter und Checklisten darin, dass Sie inhaltlich keine Vorgaben machen.
Externe Dokumente
Externe Dokumente sind Dokumente, die von außerhalb unseres Unternehmens kommen, wie z.B. Standards / Normen, Richtlinien, Anweisungen und Produktspezifikationen.
Kontaktieren Sie uns, um von unserem Wissen und unseren Formblättern für die normkonforme Dokumentation der Anforderungen der ISO 9001:2015 bei Ihrer Zertifizierung nach ISO 9001 zu profitieren.
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