Prozessanweisung, Arbeitsanweisung, Formblatt, Aufzeichnung

Was ist im Qualitätsmanagement der Zusammenhang und der Unterschied zwischen den vier genannten Arten dokumentierter Information? Das wollen wir Ihnen hier für Ihr besseres Verständnis von Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 erklären.


Documentation ISO 9001:2015

Prozessanweisungen

Prozessanweisungen sind Dokumente, in denen ein übergreifender Arbeitsablauf dargestellt wird. Diese Beschreibung enthält Schnittstellen zu externen und internen Prozessbeteiligten und beschreibt den Zusammenhang von Arbeitsschritten, Dokumenten und Informationen sowie deren Fluss durch den Prozess. Sie sind daher klar abzutrennen von Arbeitsanweisungen. Beispielsweise könnte ein gesamter Prozess, wie z.B. die Auftragsannahme oder der Serviceprozess Gegenstand einer Prozessanweisung sein. Prozessanweisungen werden mit dem Kürzel PA abgekürzt. Z.B. PA Auftragsannahme


Arbeitsanweisungen

Arbeitsanweisungen dienen dazu, einen einzelnen Arbeitsschritt so detailliert zu beschreiben, dass ein Anwender den jeweiligen Arbeitsschritt ohne fremde Hilfe ausführen kann. Normalerweise werden dazu Screenshots und erklärende Fotos sowie detaillierte Textbeschreibungen verwendet. Beispielsweise könnte das Ausfüllen einer bestimmten ERP-Maske oder der Zusammenbau einer Komponente oder eines Teils in einem Fertigungsprozess Gegenstand einer Arbeitsanweisung sein.

Arbeitsanweisungen werden mit dem Kürzel AA abgekürzt. Z.B. AA Fertigung Gerät 2


Formblätter

Formblätter sind Dokumente, die dafür erstellt wurden, einen einzelnen oder mehrere Arbeitsschritte standardisiert dokumentieren zu können. Sie müssen also stets ausgefüllt werden und gehören für gewöhnlich zu einem oder mehreren Arbeitsschritt in einer Arbeitsanweisung, die dokumentiert werden sollen. Z.B. Checkliste zum Abhaken der Durchführung eines Arbeitsschrittes oder ein Prüfbericht zum dokumentieren einzelner Prüfschritte, die zu erledigen sind. Formblätter werden mit dem Kürzel FB abgekürzt. Z.B. FB Prüfbericht


Aufzeichnungen

Aufzeichnungen sind Dokumente wie etwa ausgefüllte Formblätter oder andere dokumentierte Informationen. Eine einmal gemacht Aufzeichnung, die beendet wurde, sollte nicht mehr so geändert werden können, dass die nachträgliche Änderung unerkennbar wird, weil sonst der Arbeitsschritt in seinem Ablauf nicht mehr im Nachhinein erkennbar wäre. Aufzeichnungen unterliegen teilweise gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die eingehalten werden müssen.

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