Eine Managementbewertung nach DIN EN ISO 9001:2015 zu schreiben, fällt vielen schwer, weil nicht wirklich klar ist, was die Norm eigentlich fordert und wie man diese Forderungen umsetzt. Dieser Artikel soll helfen, die Anforderungen und Umsetzungsmöglichkeiten zu verstehen.
Zunächst zeige ich in einer Grafik zusammengefasst die Anforderungen der ISO 9001:2015
Diese Graphik zur Managementbewertung nach DIN EN ISO 9001:2015 ist hierunter auch als pdf verfügbar. Außerdem stellen wir Ihnen ein Formblatt für das Erstellen einer Managementbewertung zur Verfügung.
Umsetzung gemäß DIN EN ISO 9001:2015
Um den Anforderungen an den Inhalt einer Managementbewertung gerecht zu werden, ist es erforderlich, alle genannten Punkte zu beachten und zu bedenken. Sinnvollerweise können dafür herangezogen werden:
Ist Ihnen das alles zu viel? Sie können sich auch von uns helfen lassen.
(Ganz unten verrate ich Ihnen noch, wie viel davon Sie tatsächlich für ein Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2015 aufschreiben müssen.)
Punkt "Möglichkeiten zur Verbesserung"
Reklamationen des letzten Jahres, die ausgewertet werden können
Kundenrückmeldungen
Ideen und Anregungen von Mitarbeitern
weitere
Punkt "Angemessenheit von Ressourcen"
Rückmeldungen von Mitarbeitern
Investitionspläne
Gefährdungsbeurteilungen mit Beurteilung der Arbeitsplätze
Punkt "Status von Maßnahmen vorheriger Managementbewertungen"
vorherige Managementbewertungen und daraus resultierende Maßnahmen und deren Status
Punkt "Wirksamkeit durchgeführter Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen"
orientieren Sie sich an den Risiken, die Sie erkannt hatten und überprüfen Sie, inwiefern Sie beschlossene Gegenmaßnahmen umgesetzt haben
Punkt "Veränderungen bei externen und internen Themen, die das QMS betreffen"
Umweltanalysen und deren Aktualisierungen
SWOT-Analysen und deren Aktualisierungen
Porters 5 Forces und deren Aktualisierungen
Veränderungen in Prozessen, Personal usw.
Punkt "Informationen über die Leistung und Wirksamkeit des QMS"
Erfüllung der Qualitätsziele
Erfüllung der Qualitätsziele und Umweltziele
Leistung externer Anbieter
wie gut haben Ihre Dienstleister und Lieferanten im zurückliegenden Jahr performt? (Lieferantenbewertung)
Ergebnisse von Überwachungen und Messungen
Schauen Sie sich an, wie die Ergebnisse Ihrer Prozesse waren.
Kennzahlentabellen mit operativen Kennzahlen
Messprotokolle
Kalibrierprotokolle
Prozessleistung und Konformität von Produkten und Dienstleistungen
Kennzahlen, die die Leistung qualitativ oder quantitativ messen
Ausschussraten
Reklamationsraten
Durchlaufzeiten
usw.
Kundenzufriedenheit und Rückmeldungen von relevanten interessierten Parteien
Kundenzufriedenheitsumfrageergebnisse
Kundenrückmeldungen und deren Auswertung
staatliche Anforderungen
weitere Anforderungen / Rückmeldungen von Geldgebern, Lieferanten, Aktionären, Kunden, Mitarbeitern, Gesellschaftern, Nachbarn, usw.
Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen
was haben Sie unternommen, um gegenzusteuern, wo etwas schief gelaufen ist und kann man daraus vielleicht auch für später / eine andere Situation etwas lernen?
Auditergebnisse
Ergebnisse von internen Audits,
Lieferantenaudits, die bei Ihnen durchgeführt wurden oder
Ergebnisse von vergangenen externen Audits
Aus der Vielzahl dieser zu bedenkenden Inputs sollen Sie nun schließen, ob es überhaupt Bedarf für Verbesserung gibt, was Sie in Zukunft an Ihrem Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001:2015 ändern wollen und ob Sie die dafür notwendigen Ressourcen haben.
Dokumentationsanforderungen oder: was muss ich davon aufschreiben?
Wenn man herausfinden will, was die ISO 9001:2015 tatsächlich als Mindestdokumentationsanforderung festlegt, dann muss man schon sehr genau lesen. Der Abschnitt 9.3 in der ISO 9001, der sich mit der Managementbewertung befasst, ist in 3 Abschnitte aufgeteilt. Ausschließlich im dritten Abschnitt 9.3.3 "Ergebnisse der Managementbewertung" formuliert die ISO 9001:2015 Anforderungen an die Dokumentation:
"Die Organisation muss dokumentierte Information als Nachweis der Ergebnisse der Managementbewertung aufbewahren."
Und außerdem:
"Die Ergebnisse der Managementbewertung müssen Entscheidungen und Maßnahmen zu
a) Möglichkeiten der Verbesserung,
b) jeglichem Änderungsbedarf am Qualitätsmanagementsystem,
c) Bedarf an Ressourcen
enthalten."
Man kann also als spitzfindiger ISO 9001 Kämpfer ;-) zu dem Ergebnis kommen, dass die ganzen Anforderungen, die ich oben beschreibe, zwar bedacht und in die Erwägungen mit einbezogen werden müssen, jedoch lediglich eine Notiz zu den daraus resultierenden Entscheidungen und Maßnahmen als dokumentierte Information ausreicht.
Aus der Praxis kann ich berichten, dass es bei solch einem Vorgehen garantiert Diskussionen mit den meisten Auditoren geben würde, die schon etwas länger dabei sind und ihre gute alte Managementbewertung vermissen. Rein normativ dürfte es für die Auditoren allerdings schwierig sein, den Beweis für die Abweichung der Normvorgaben zu führen, wenn Sie das beschriebene Minimalmaß an dokumentierter Information vorlegen können. Die Entscheidung liegt da letztlich bei Ihnen, ein Dialog mit dem Auditor um sich auf ein gutes Maß an Dokumentation zur DIN EN ISO 9001:2015 zu einigen, hilft ganz sicher auch.
Wenn Sie dafür Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Viele Grüße.
Ihr Willi Winkler